Co trzeba sprawdzić po otrzymaniu faktury? Przede wszystkim trzeba potwierdzić prawo do odliczenia VAT. Przy transakcjach o wartości ponad 15 tys. zł trzeba sprawdzić czy istnieje obowiązek zapłaty z zastosowaniem podzielonej płatności. Trzeba też sprawdzić, czy podatnik ma prawo zaliczyć wydatek z tej faktury do kosztów podatkowych. Trzeba też wiedzieć jak zaksięgować taką fakturę w księgach rachunkowych. 1. Potwierdzenie prawa do odliczenia VAT naliczonego Krok 1. Sprawdź, czy są spełnione podstawowe warunki prawa do odliczenia VAT Lp. Prawo do odliczenia VAT powstaje, pod warunkiem że: 1. nabywca wykonuje działalność opodatkowaną VAT, tzn. działalność podlegającą przepisom ustawy o VAT 2. nabywca jest podatnikiem VAT zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny 3. zakup jest związany z działalnością podatnika opodatkowaną VAT - odliczenie przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (odliczenie nie przysługuje od zakupów służących wyłącznie działalności niepodlegającej VAT albo działalności zwolnionej z VAT) 4. u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług 5. podatnik posiada fakturę (lub dokument celny), z której ma prawo dokonać odliczenia Podstawa prawna: art. 86 ust. 1, ust. 10, ust. 10b pkt 1, art. 88 ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - z 2022 r. poz. 931; z 2022 r. poz. 1301 Krok 2. Sprawdź, czy faktura daje prawo do odliczenia Lp. Warunki odliczenia Co należy sprawdzić Konsekwencje 1 2 3 4 1. Faktura musi być wystawiona przez podmiot istniejący Sprawdź, czy wystawca faktury "istnieje", tzn. jest ujawniony w rejestrach CEIDG lub KRS oraz w wykazie podatników VAT Z faktury wystawionej przez podmiot nieistniejący nie można odliczyć VAT 2. Faktura powinna dokumentować transakcję podlegającą opodatkowaniu VAT, nieobjętą zwolnieniem z VAT Sprawdź, czy faktura dokumentuje: ● czynność, która podlega opodatkowaniu VAT, ● transakcję, która jest opodatkowana (nie jest objęta zwolnieniem z VAT) Z faktury, która dokumentuje transakcję niepodlegającą opodatkowaniu VAT (np. sprzedaż przedsiębiorstwa) albo jest zwolniona z VAT (np. najem lokalu mieszkalnego na cele mieszkaniowe), nie można odliczyć VAT, nawet gdyby został błędnie naliczony 3. Faktura powinna dokumentować czynności faktycznie dokonane Sprawdź, czy faktura dokumentuje czynności, które zostały faktycznie dokonane Nie można odliczyć VAT z faktury fikcyjnej, czyli dokumentującej czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności 4. Na fakturze powinny widnieć kwoty zgodne z rzeczywistością Sprawdź, czy kwoty widniejące na fakturze są zgodne z rzeczywistością Nie można odliczyć VAT z faktury, na której widnieją kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane kwoty są niezgodne z rzeczywistością 5. Faktura powinna dokumentować czynności ważne - w rozumieniu prawa cywilnego Sprawdź, czy czynność udokumentowana fakturą jest ważna w rozumieniu prawa cywilnego Nie można odliczyć VAT z faktury dokumentującej czynność bezwzględnie nieważną w rozumieniu art. 58 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem bezwzględnie nieważna jest czynność: ● sprzeczna z ustawą, ● mająca na celu obejście ustawy, a także ● sprzeczna z zasadami współżycia społecznego 6. Faktura powinna dokumentować czynności rzeczywiste, a nie czynności wykonane dla pozoru Sprawdź, czy czynność dokumentowana fakturą dokumentuje transakcję rzeczywistą (która nie została wykonana dla pozoru) Nie można odliczyć VAT z faktury dokumentującej czynność wykonaną dla pozoru, w części dotyczącej tej czynności. Zgodnie z art. 83 Kodeksu cywilnego czynnością wykonaną dla pozoru jest czynność wykonana w celu ukrycia innej czynności prawnej 7. Faktura wystawiona przez nabywcę, zgodnie z odrębnymi przepisami, powinna być zaakceptowana przez sprzedającego Sprawdź, czy faktura wystawiona przez nabywcę została zaakceptowana przez sprzedającego Nie można odliczyć VAT z faktury wystawionej przez nabywcę, która nie została zaakceptowana przez sprzedającego 8. Faktura nie powinna zawierać kwoty podatku - w przypadku czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze (np. sprzedaż towarów używanych i usług turystyki objętych procedurą VAT marża) Sprawdź, czy podanie kwoty podatku na fakturze było zgodne z przepisami obowiązującymi w zakresie wystawiania faktur Nie można odliczyć VAT z faktury, w której została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności 9. Faktura powinna być opłacona - w przypadku gdy nabywcą jest mały podatnik rozliczający VAT metodą kasową Sprawdź, czy faktura została opłacona - gdy nabywcą jest podatnik rozliczający VAT metodą kasową Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w odniesieniu do nabytych przez małego podatnika towarów i usług, w okresie stosowania przez niego metody kasowej, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonał zapłaty za te towary i usługi 10. Faktura nie może być wystawiona do paragonu niezawierającego NIP-u nabywcy Sprawdź, czy faktura została wystawiona do paragonu, a jeżeli tak, to czy zawierał on NIP nabywcy Podatnik nie ma prawa do ujęcia w ewidencji VAT faktury wystawionej do paragonu niezawierającego NIP-u nabywcy i odliczenia VAT z takiej faktury. Za ujęcie takiej faktury w ewidencji grozi kara w postaci dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości 100% VAT wykazanego na fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się UWAGA! Opisane zasady mają zastosowanie także w przypadku duplikatów faktur, kolejnych egzemplarzy faktur oraz faktur korygujących "in plus". Podstawa prawna: art. 86 ust. 10e, art. 88 ust. 3a i 3b, art. 109a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - z 2022 r. poz. 931; z 2022 r. poz. 1301. 2. Transakcje na kwotę przekraczającą 15 000 zł Sprawdź, czy istnieje obowiązek zapłaty z zastosowaniem podzielonej płatności Lp. Jaka faktura dokumentuje obowiązkowy MPP Należy sprawdzić: Konsekwencje 1. Obowiązek zapłaty za fakturę z zastosowaniem MPP dotyczy faktur: ● w których wykazano co najmniej jedną z czynności wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, ● których wartość brutto przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej Faktura powinna zawierać oznaczenie "mechanizm podzielonej płatności" Sprawdź, czy: ● choćby jedna pozycja wykazana na fakturze zalicza się do towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, ● wartość brutto faktury przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej Jeżeli oba te warunki są spełnione łącznie, podatnik powinien opłacić fakturę z zastosowaniem MPP - niezależnie od tego, czy faktura zawiera oznaczenie "mechanizm podzielonej płatności". Jeżeli warunki te nie są spełnione - podatnik nie ma obowiązku opłacenia faktury z zastosowaniem MPP, nawet gdy faktura zawiera takie oznaczenie. Za naruszenie obowiązku zapłaty z zastosowaniem MPP grozi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku przypadającej na nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, wykazane na fakturze, której dotyczy płatność. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się. Podatnik nie zostanie ukarany, jeżeli dostawca lub usługodawca rozliczył całą kwotę podatku wynikającą z faktury, która została zapłacona z naruszeniem MPP. Podstawa prawna: art. 86 ust. 10e, art. 88 ust. 3a i ust. 3b, art. 108a ust. 1a, ust. 7 i ust. 8, art. 109a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - z 2022 r. poz. 931; z 2022 r. poz. 1301. Sprawdź, czy masz prawo zaliczyć wydatek do kosztów podatkowych Lp. Warunki zaliczenia do kosztów Należy sprawdzić: Konsekwencje 1 2 3 4 1. Transakcja powinna być opłacona za pośrednictwem rachunku płatni- czego, gdy łącznie spełnione są dwa warunki: ● płatność dotyczy transakcji między przedsiębiorcami, ● jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł Sprawdź, czy: ● faktura dokumentuje transakcję zawartą między przedsiębiorcami, ● jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł (przyjmuje się, że w celu ustalenia jednorazowej wartości transakcji należy zsumować wszystkie kwoty należności wynikające z umowy zawartej między przedsiębiorcami, a w umowach zawartych na czas nieokreślony - kwoty należne za najkrótszy możliwy okres trwania umowy) W przypadku opłacenia faktury z pominięciem obowiązku zapłaty bezgotówkowej, podatnik traci prawo do rozliczenia wydatku w kosztach podatkowych 2. Transakcja powinna być opłacona przelewem na rachunek ujawniony na dzień zlecenia przelewu w wykazie podatników VAT (tzw. białej liście), gdy: ● płatność dotyczy transakcji między przedsiębiorcami, ● wartość transakcji przekracza 15 000 zł, ● została ona udokumentowana fakturą wystawioną przez czynnego podatnika Sprawdź, czy: ● obie strony transakcji są przedsiębiorcami, ● wartość transakcji przekracza 15 000 zł, ● transakcja jest udokumentowana fakturą, ● faktura została wystawiona przez czynnego podatnika VAT Jeżeli wszystkie ww. warunki są spełnione, faktura powinna być opłacona na rachunek ujawniony w wykazie podatników VAT. W przypadku opłacenia faktury na rachunek nieujawniony w wykazie podatnik: ● traci prawo do rozliczenia wydatku w kosztach podatkowych. Sankcja ta nie ma zastosowania, jeżeli zapłata należności przez podatnika: 1) została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podatników VAT, a podatnik złożył przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu lub 2) została dokonana przelewem na rachunek banku lub rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej: a) służący do dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych przez ten bank lub tę kasę wierzytelności pieniężnych lub b) wykorzystywany przez ten bank lub tę kasę do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, lub c) prowadzony przez ten bank lub tę kasę w ramach gospodarki własnej, niebędący rachunkiem rozliczeniowym - jeżeli odpowiednio bank, spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa lub podmiot będący wystawcą faktury, wraz z informacją o numerze rachunku do zapłaty, przekazali podatnikowi informację, że rachunek wskazany do zapłaty jest rachunkiem, o którym mowa w lit. a, b lub c, lub 3) została dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności lub 4) wynika z faktury dokumentującej czynności z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu towarów, importu usług lub dostawy towarów rozliczanej przez nabywcę; ● ponosi solidarną odpowiedzialność za VAT niezapłacony przez sprzedawcę. Sankcja ta nie ma zastosowania, gdy zapłata należności przez podatnika: 1) wynika z transakcji innej niż określona w art. 19 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców lub 2) została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podatników VAT, a podatnik złożył przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie o zapłacie należności na ten rachunek do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu, lub 3) została dokonana przelewem na rachunek banku lub rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej: a) służący do dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych przez ten bank lub tę kasę wierzytelności pieniężnych lub b) wykorzystywany przez ten bank lub tę kasę do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, lub c) prowadzony przez ten bank lub tę kasę w ramach gospodarki własnej, niebędący rachunkiem rozliczeniowym - jeżeli odpowiednio bank, spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa lub podmiot będący wystawcą faktury, wraz z informacją o numerze rachunku do zapłaty, przekazali podatnikowi informację, że rachunek wskazany do zapłaty jest rachunkiem, o którym mowa w lit. a, b lub c, lub 4) została dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, lub 5) wynika z faktury dokumentującej czynności z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu towarów, importu usług lub dostawy towarów rozliczanej przez nabywcę. 3. Faktura objęta obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności i oznaczona "mechanizm podzielonej płatności" powinna być opłacona z zastosowaniem MPP Sprawdź czy: ● obie strony transakcji są podatnikami VAT, ● faktura dokumentuje przynajmniej jedną z czynności wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, ● wartość brutto faktury przekracza 15 000 zł, ● faktura zawiera oznaczenie "mechanizm podzielonej płatności" Jeżeli wszystkie wymienione warunki są spełnione, faktura powinna być opłacona z zastosowaniem MPP. Za zapłatę z pominięciem obowiązkowego MPP podatnik traci prawo do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych. UWAGA! W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonych w związku z COVID-19, termin na złożenie zawiadomienia o dokonaniu zapłaty na rachunek nieujawniony w Wykazie podatników VAT, przedłuża się do 14 dni od dnia zlecenia przelewu. Z dniem 16 maja 2022 r. stan epidemii został odwołany i zastąpiony stanem zagrożenia epidemicznego. Podstawa prawna: - art. 22p ust. 1 i ust. 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - z 2021 r. poz. 1128; z 2022 r. poz. 1358, - art. 15d ust. 1 i ust. 4 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - z 2021 r. poz. 1800; z 2022 r. poz. 1265, - art. 117ba ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - z 2021 r. poz. 1540; z 2022 r. poz. 1301. Polecamy: „Instrukcje księgowego – 96 praktycznych procedur z serwisem online ” Polecamy: „Wynagrodzenia od 1 lipca 2022 r. Rozliczanie płac po zmianach” 3. Otrzymanie faktury - wybrane problemy w księgach rachunkowych Problem 1. Czy każda otrzymana faktura wystawiona w języku obcym musi być przetłumaczona na język polski Nie ma obowiązku tłumaczenia na język polski faktur wystawionych w języku obcym. Należy jednak pamiętać, że (zgodnie z art. 21 ust. 5 ustawy o rachunkowości) na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów sporządzonych w języku obcym. Problem 2. Co zrobić, gdy faktura dotycząca budowy środka trwałego została otrzymana po wprowadzeniu go do ewidencji Otrzymanie faktury dotyczącej budowy środka trwałego po wprowadzeniu środka trwałego do ewidencji wymaga skorygowania wartości początkowej środka trwałego. W związku ze zmianą wartości początkowej środka trwałego korekcie powinny być poddane dokonane wcześniej odpisy amortyzacyjne. Problem 3. Jaki kurs waluty przyjmować do przeliczenia kwoty rabatu z otrzymanej w walucie obcej faktury korygującej Przyjmuje się w praktyce, że faktura korygująca nie jest traktowana jako nowa transakcja, lecz jest korektą wcześniej dokonanej. Tym samym przeliczenie kwoty rabatu z otrzymanej w walucie obcej faktury korygującej powinno się odbyć przy zastosowaniu kursu przyjętego do wyceny faktury pierwotnej. Problem 4. Czy otrzymanie faktury w mechanizmie podzielonej płatności wymaga dodatkowych księgowań Samo otrzymanie faktury w mechanizmie podzielonej płatności nie powoduje konieczności dokonywania dodatkowych księgowań w księgach rachunkowych. Dodatkowe księgowania występują natomiast w momencie zapłaty za fakturę z zaznaczeniem mechanizmu podzielonej płatności. Zapłata taka polega bowiem na: ● rozdzieleniu płatności wynikającej z faktury na kwotę netto i kwotę VAT, ● dokonaniu wpłaty tych kwot na dwa odrębne rachunki (rachunek rozliczeniowy i rachunek VAT). Powoduje to, że w księgach rachunkowych muszą zostać uwzględnione zdarzenia gospodarcze związane z obciążaniem i uznawaniem rachunku VAT. W tym celu wskazane jest wydzielanie przez daną jednostkę dodatkowych kont analitycznych do posiadanego w banku bieżącego rachunku bankowego. Rozszerzenie analityki konta 131 "Bieżący rachunek bankowy" może się odbywać poprzez utworzenie następujących kont: ● konto 131-01 "Rachunek rozliczeniowy", ● konto 131-02 "Rachunek VAT". Problem 5. Czy otrzymując duplikat faktury, za datę dokumentu księgowego należy uznać datę wystawienia duplikatu faktury czy datę faktury pierwotnej Datą dowodu księgowego stanowiącą podstawę zapisu (o którym mowa w art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości) jest data wystawienia tego duplikatu, a nie data wystawienia pierwotnej faktury. Problem 6. Czy faktura pro forma musi być uregulowana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności Ministerstwo Finansów ( w objaśnieniach o stosowaniu mechanizmu podzielonej płatności wskazuje, że nie jest możliwe zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności w przypadku otrzymania przed dostawą towarów czy świadczeniem usług dokumentu zwanego potocznie fakturą pro forma - dokument ten nie jest bowiem fakturą w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Problem 7. Czy otrzymaną fakturę kosztową można "doksięgować" do zamkniętego miesiąca Według stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych przez zamknięcie miesiąca należy rozumieć wyłączenie możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym miesiącu. Tym samym otrzymanie faktury za miesiąc, za który księgi rachunkowe są zamknięte, wyklucza możliwość ujęcia tej faktury w miesiącu, którego faktura dotyczy. Fakturę dotyczącą zamkniętego miesiąca należy zatem ująć w pierwszym możliwym miesiącu "otwartym". Podstawa prawna: art. 21 ust. 5 i art. 23 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - z 2021 r. poz. 217; z 2021 r. poz. 2106. Więcej instrukcji i praktycznych procedur dla księgowych znajdziesz w publikacji i serwisie online „Instrukcje księgowego – 96 praktycznych procedur”